ПОРЯДОК
организации работы с обращениями граждан,
объединений граждан, в том числе юридических лиц,
поступившими в Тверскую городскую Думу
1.1. Настоящий Порядок организации работы с обращениями граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, поступившими в Тверскую городскую Думу (далее - Порядок), разработан в целях реализации полномочий Тверской городской Думы по работе с обращениями граждан.
1.2. Организация работы с обращениями в письменной форме или форме электронного документа, с обращениями с личного приема граждан в Тверской городской Думе (далее - Дума) осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», постановлением Правительства РФ от 27.12.2023 № 2334 «Об утверждении Правил использования федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» для направления гражданами Российской Федерации, иностранными гражданами, лицами без гражданства, объединениями граждан, в том числе юридическими лицами, обращений и сообщений в государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения, иные организации, осуществляющие публично значимые функции, и их должностным лицам, а также для получения и обработки такими органами и организациями указанных обращений и сообщений и направления ответов на такие обращения и сообщения», Уставом города Твери, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Тверской области и города Твери, а также настоящим Порядком.
1.3. Делопроизводство по обращениям граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращения) в Думе ведется отдельно от других видов документов.
1.4. Информация о почтовом адресе Думы, об адресе электронной почты Думы, об официальных страницах Думы, контактные телефоны размещаются в средствах массовой информации, в информационных системах общего пользования, в том числе в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (далее - сеть Интернет), на информационном стенде в Думе.
На информационном стенде также размещаются извлечения из нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие порядок работы с обращениями, образцы оформления обращений в письменной форме, текст настоящего Порядка, почтовые реквизиты и телефоны органов местного самоуправления, требования к обращению в письменной форме и обращениям, направляемым по электронной почте либо с использованием федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) (далее - Единый портал).
1.5. Сотрудники аппарата Думы подробно и в вежливой форме информируют обратившихся граждан по вопросам о порядке осуществления полномочий по рассмотрению обращений. Ответ сотрудника должен начинаться с представления информации о наименовании структурного подразделения, фамилии, имени, отчестве и должности работника, принявшего звонок. Сотрудники аппарата Думы обязаны относиться к обратившимся гражданам корректно и внимательно, не унижая их чести и достоинства.
1.6. Обращения в Тверскую городскую Думу могут поступать в письменной форме лично от гражданина, по почте, с помощью телеграфа, факсимильной связи, в форме электронного документа, в том числе с использованием Единого портала, через интернет-приемную на официальном сайте Думы в сети Интернет, в ходе личного приема граждан председателем Тверской городской Думы, депутатами Думы.
1.7. Обращения не рассматриваются по существу, если:
а) от гражданина поступило обращение с просьбой о прекращении рассмотрения обращения;
б) в письменном обращении содержится вопрос, по которому гражданину неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу;
в) в обращении обжалуется судебное решение;
г) в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
д) текст письменного обращения не поддается прочтению;
е) ответ по существу поставленного вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
1.8. Ответ об отказе в рассмотрении по существу обращения, поступившего в форме электронного документа, направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении, или по адресу (уникальному идентификатору) личного кабинета гражданина на Едином портале при его использовании, обращения, поступившего в письменной форме, по почтовому адресу, указанному в обращении.
1.9. Рассмотрение обращений, направленных с использованием Единого портала, осуществляется в порядке, установленном постановлением Правительства РФ № 2334 «Об утверждении Правил использования федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» для направления гражданами Российской Федерации, иностранными гражданами, лицами без гражданства, объединениями граждан, в том числе юридическими лицами, обращений и сообщений в государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения, иные организации, осуществляющие публично значимые функции, и их должностным лицам, а также для получения и обработки такими органами и организациями указанных обращений и сообщений и направления ответов на такие обращения и сообщения» (далее – Правила).
Направление обращений с использованием Единого портала осуществляется при условии наличия подтвержденной учетной записи и прохождения процедур идентификации и аутентификации с использованием федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме».
Рассмотрение обращений, направленных с использованием Единого портала, осуществляется соответствующими уполномоченными структурными подразделениями аппарата Тверской городской Думы, должностные лица которых назначаются ответственными в пределах установленной компетенции на основании распоряжения Председателя Тверской городской Думы (далее – сотрудник уполномоченного структурного подразделения Тверской городской Думы).
Сотрудники уполномоченного структурного подразделения Тверской городской Думы получают возможность использования личного кабинета Тверской городской Думы в соответствии с пунктом 10 Правил при наличии подтвержденной учетной записи и прохождении процедур идентификации и аутентификации с использованием единой системы идентификации и аутентификации, указанной в абзаце втором настоящего пункта.
2. Прием, регистрация и порядок работы с обращениями
2.1. Прием, первичную обработку и регистрацию обращений, поступающих в Думу, осуществляет уполномоченное структурное подразделение аппарата Тверской городской Думы.
При приеме письменного обращения непосредственно от гражданина по его просьбе на втором экземпляре принятого обращения делается отметка с указанием даты приема обращения, номера обращения и сообщается контактный телефон (телефон для справок по обращениям граждан).
Гражданин с учетом режима работы Думы с момента приема обращения имеет право на получение сведений о ходе его рассмотрения при личном обращении, по телефону, электронной почте, а в случае направления обращения или сообщения с использованием Единого портала, обратившееся лицо уведомляется о статусах обработки поданных обращений и сообщений, в том числе о переадресации обращений и сообщений в орган, организацию или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении и сообщении вопросов, посредством Единого портала.
2.2. Обращения, направленные в адрес Тверской городской Думы, председателя Тверской городской Думы, постоянных комитетов Думы, депутатских объединений, руководителей структурных подразделений Думы регистрируются в журнале регистрации обращений граждан, а также в автоматизированной системе электронного документооборота Думы (АСЭД).
2.3. Обращения, направленные в адрес депутатов Думы, регистрируются в отдельном журнале и в автоматизированную систему электронного документооборота не заносятся.
2.4. Обращения, поступившие в Думу до 16 часов, проходят первичную обработку и регистрируются в день поступления, при поступлении после 16 часов – на следующий день, в выходные и праздничные дни – в первый следующий за ними рабочий день.
2.5. Зарегистрированные обращения, направленные в адрес председателя Тверской городской Думы, Тверской городской Думы, рассматриваются председателем Тверской городской Думы и в соответствии с резолюцией направляются исполнителям не позднее трех дней со дня регистрации.
2.6. Зарегистрированные обращения, направленные в адрес постоянных комитетов Думы, депутатских объединений, руководителей структурных подразделений Думы, передаются на рассмотрение адресату не позднее трех дней со дня регистрации.
2.7. Зарегистрированные обращения, направленные в адрес депутатов Думы, сканируются и направляются на электронную почту депутатов в день регистрации.
2.8. Рассмотрение обращений, запросов, поступивших из федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, от депутатов всех уровней, сенаторов Российской Федерации, осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Ответы в федеральные органы государственной власти, иные государственные органы, органы местного самоуправления и организации, депутатам всех уровней, сенаторам Российской Федерации подписываются председателем Тверской городской Думы либо уполномоченным лицом в пределах компетенции.
2.9. Обращения, содержащие информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляются в течение пяти дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел и высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) с уведомлением гражданина о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
2.10. Обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию Думы, не позднее семи дней со дня их регистрации направляются в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина о переадресации обращения.
При этом обратившееся лицо, направившее обращение с использованием Единого портала, получает посредством Единого портала уведомление о статусе обработки обращения. В случае если орган и организация, к компетенции которых относится рассмотрение обращения, не подключены к платформе обратной связи Единого портала, обращение может быть направлено иным доступным способом с уведомлением обратившегося о переадресации обращения посредством платформы обратной связи Единого портала.
2.11. В случае если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.
2.12. При направлении обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу исполнитель (в случае необходимости) запрашивает в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения обращения.
2.13. Уведомления гражданам, юридическим лицам, сопроводительные письма к обращениям, зарегистрированным в уполномоченном структурном подразделении аппарата Думы, направляются за подписью председателя Думы, председателей постоянных комитетов Думы, депутатов Думы, руководителя аппарата Думы.
2.14. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в орган или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. В случае если невозможно направление жалобы на рассмотрение в орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.
2.15. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в соответствующий орган государственной власти.
2.16. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
2.17. На обращения, в которых содержатся нецензурные, оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи ответ по существу поставленных вопросов не дается, гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом.
2.18. В случае если в обращении гражданина или юридического лица содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководство Думы вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
2.19. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
2.20. В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
2.21. В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин имеет право вновь направить обращение в Тверскую городскую Думу.
2.22. Контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений осуществляет уполномоченное структурное подразделение аппарата Думы с использованием программно-технических средств. Передача обращения от одного исполнителя другому не допускается без уведомления об этом сотрудников уполномоченного структурного подразделения аппарата Думы.
2.23. Ответственность за своевременность и полноту рассмотрения обращений несут исполнители - депутаты Думы, которым адресовано обращение, либо сотрудники структурных подразделений аппарата Думы - в соответствии с резолюцией руководства.
2.24. Если обращение рассмотрено, то заявитель извещается об этом в письменном виде. В отдельных случаях допускается информирование заявителей в устной форме. Об устном уведомлении автора обращения исполнителем делается запись в правом нижнем углу первого листа обращения либо на отдельном листе с указанием даты уведомления. Ответ на обращение, поступившее в Думу в форме электронного документа, уведомление о ходе рассмотрения такого обращения направляются заявителю уполномоченным лицом в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, а в случае направления обращения с использованием Единого портала по адресу (уникальному идентификатору) личного кабинета гражданина на Едином портале.
2.25. После рассмотрения обращения возвращаются исполнителями в уполномоченное структурное подразделение аппарата Думы, со всеми относящимися к ним материалами для формирования дел, хранения и передачи в архив в соответствии с установленным порядком.
2.26. Хранение архивных дел по обращениям граждан у исполнителей не допускается.
3. Личный прием граждан в Думе
3.1. Личный приём граждан в Думе проводится председателем Тверской городской Думы и депутатами Тверской городской Думы.
3.2. Личный прием граждан председателем Тверской городской Думы проводится в Думе (г. Тверь, ул. Советская, д.34, каб.130) по предварительной записи. Информация о дате и времени проведения приема размещается на информационном стенде в Думе и на официальном сайте Думы в сети Интернет.
Запись на прием осуществляется по тел. 8(4822) 32-28-03 либо по адресу: 170100, г. Тверь, ул. Советская, д.34, каб.130.
3.3. Прием граждан осуществляется в порядке очередности. Правом на внеочередной прием обладают отдельные категории граждан в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.4. Организационно-техническое сопровождение личного приема граждан председателем Тверской городской Думы осуществляет сотрудник уполномоченного структурного подразделения аппарата Думы.
3.5. При проведении записи на личный прием граждан сотрудник аппарата Думы вправе уточнять мотивы обращения и существо вопроса, а также знакомиться с документами, подтверждающими обоснованность просьбы гражданина.
3.6. При личном приёме председателем Тверской городской Думы гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
3.7. Во время личного приема председателем Тверской городской Думы гражданин имеет возможность сделать устное заявление, либо изложить суть вопроса в письменном виде. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приёма гражданина. Письменное обращение, принятое в ходе личного приёма, регистрируется в журнале регистрации обращений граждан и в автоматизированной системе электронного документооборота и подлежит рассмотрению в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Организация работы с устными обращениями осуществляется в том же порядке, что и с письменными обращениями.
3.8. Если в устном обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Думы, гражданину даётся разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
3.9. Если решение вопросов, поставленных гражданином в письменном обращении, не входит в компетенцию Думы, то обращение не позднее семи дней со дня личного приема направляется в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, о чем гражданин уведомляется письменно.
3.10. Если вопросы, поставленные гражданином, относятся к компетенции Думы, председатель Тверской городской Думы в зависимости от содержания поставленных вопросов, принимает обращение к личному рассмотрению либо даёт соответствующие поручения заместителям председателя Думы, председателям комитетов Думы, руководителю аппарата Думы, руководителям структурных подразделений аппарата Думы, в том числе путем наложения резолюции, о чём делается запись в карточке личного приёма гражданина.
3.11. В случае если изложенные в обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приёма, о чём делается запись в карточке личного приёма гражданина.
3.12. В остальных случаях даётся письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов (о порядке направления письменного ответа гражданин уведомляется устно во время личного приёма).
3.13. В ходе личного приёма гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу всех поставленных в обращении вопросов.
3.14. В случае невозможности проведения председателем Думы личного приема граждан в указанный день граждане заранее предупреждаются об этом.
3.15. Личный прием граждан депутатами Думы осуществляется в соответствии с графиком приема граждан депутатами Тверской городской Думы в порядке очередности. Дата, время и место приема граждан депутатами Думы указываются в графике приема. График приема граждан депутатами Думы формируется по предложениям депутатов Думы уполномоченным структурным подразделением аппарата Думы. Информация о дате, месте и времени проведения приема граждан депутатами Думы размещается на информационном стенде в Думе, на официальном сайте Думы в сети Интернет, а также на официальных страницах Думы.
4. Сроки рассмотрения обращения
4.1. Обращения, поступившие в Тверскую городскую Думу рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.
По поручению руководства в отдельных случаях устанавливается иной, меньший срок рассмотрения обращения.
4.2. В тех случаях, когда для рассмотрения обращений необходимо получение дополнительной информации, проведение специальных проверок либо принятие других мер, по мотивированной просьбе исполнителя срок рассмотрения обращений может быть продлен руководителем, давшим поручение, но не более чем на 30 дней, с уведомлением об этом гражданина. Продление срока оформляется не менее чем за пять дней до истечения срока рассмотрения обращения.
5. Работа с обращениями, поставленными на контроль
5.1. Постановка обращения на контроль осуществляется уполномоченным структурным подразделением аппарата Думы в соответствии с резолюцией руководства.
5.2. Контроль за сроками рассмотрения обращений осуществляют сотрудники структурных подразделений Думы, являющиеся непосредственными исполнителями рассмотрения обращения в соответствии с резолюцией руководства.
5.3. После рассмотрения обращения, поставленного на контроль, исполнитель информирует руководителя, давшего поручение, о результатах его рассмотрения, готовит ответ гражданину.
5.4. Руководитель по результатам рассмотрения обращения, поставленного на контроль, принимает решение об окончании рассмотрения обращения и снятии с контроля либо продолжении работы с проведением дополнительных проверок.
5.5. В случае если работа с обращением будет продолжена, гражданину направляется уведомление о продлении срока рассмотрения.
5.6. К оформлению ответа на обращения граждан предъявляются следующие требования:
а) ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении, со ссылкой на законодательство (с указанием реквизитов правовых актов);
б) при подтверждении фактов, изложенных в обращении, в тексте следует указывать, какие меры приняты, кем и когда или что будет предпринято для разрешения проблем с указанием конкретных сроков;
в) в случае если вопрос, изложенный в обращении, не может быть решен положительно, указывают причины, по которым принимается такое решение;
г) ответ на обращение подписывается председателем Тверской городской Думы либо уполномоченным лицом в пределах компетенции;
д) ответ оформляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Тверской городской Думе;
е) на коллективное обращение ответ направляется в адрес заявителя, стоящего по списку первым, если не указано лицо, на чье имя необходимо направить ответ;
5.7. По результатам рассмотрения обращения может быть принят правовой акт. Копия правового акта направляется заявителю.
5.8. После подписания руководством, ответ на обращение передается в уполномоченное структурное подразделение аппарата Думы для регистрации и отправки заявителю.
5.9. Работа с обращением считается завершенной, если рассмотрены все поставленные вопросы, приняты необходимые меры, гражданину дан ответ в письменной или устной (с его согласия) форме.
5.10. Датой снятия обращения с контроля считается дата отправки ответа гражданину.
5.11. После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в уполномоченное структурное подразделение аппарата Думы.
5.12. Обращения снимаются с контроля и списываются в дело в соответствии с резолюцией руководства.
6. Оформление архивных дел по обращениям
6.1. Оригиналы обращений, ответы и копии ответов на них, документы, связанные с их рассмотрением, после отправки ответа заявителю и списания обращения в дело формируются в архивные дела в соответствии с номенклатурой дел.
6.2. Хранение сформированных архивных дел, уничтожение дел с истекшими сроками хранения осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Тверской городской Думе.